[HỖ TRỢ TUYỂN DỤNG] THÁNG 12 NĂM 2025 - TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ SÀI GÒN

Trường Cao đẳng Công nghệ Sài Gòn có nhu cầu tuyển dụng nhân sự đối với vị trí việc làm chuyên viên văn thư, thông tin cụ thể như sau: 

I. BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC

Vị trí: Chuyên viên Văn thư – Hành chính
Phòng/Ban: Phòng Hành chính – Nhân sự
Cấp báo cáo: Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự / Ban Giám hiệu.

1. Mục tiêu công việc
Đảm bảo hoạt động văn thư, lưu trữ và công tác hành chính trong nhà trường được thực hiện một cách chính xác, khoa học và kịp thời. Nhân sự giữ vị trí này chịu trách nhiệm tiếp nhận – xử lý – lưu trữ công văn, hồ sơ; hỗ trợ quản lý tài sản – văn phòng phẩm; phục vụ công tác họp, sự kiện và điều phối thông tin nội bộ. Qua đó, góp phần duy trì sự vận hành ổn định, hiệu quả và tuân thủ quy định của Trường Cao đẳng Công nghệ Sài Gòn.

2. Nhiệm vụ và trách nhiệm chính
2.1. Công tác văn thư – lưu trữ
- Tiếp nhận, phân loại, xử lý công văn đến từ cơ quan khác, các đối tác, Sở/Giáo dục, đối chiếu thông tin, trình lãnh đạo nếu cần.
- Soạn thảo, chỉnh sửa, kiểm tra công văn đi, quyết định, thông báo nội bộ theo đúng mẫu, quy định.
- Lập sổ công văn, theo dõi trạng thái công văn (đến, xử lý, phản hồi), đảm bảo không có công văn bị thất lạc.
- Quản lý con dấu của trường (nếu được giao): sử dụng, kiểm soát việc đóng dấu theo quy định.
- Quản lý hồ sơ lưu trữ: tài liệu giảng viên, hồ sơ sinh viên, hồ sơ nhân sự, biên bản, hợp đồng, báo cáo định kỳ…
- Số hóa tài liệu khi cần (scan, lưu file), phân loại thư mục hợp lý, bảo mật tài liệu quan trọng.

2.2. Hành chính – tổng hợp
- Hỗ trợ tổ chức các cuộc họp, hội thảo, sự kiện nội bộ: đặt phòng, chuẩn bị tài liệu, mời người tham gia, viết biên bản.
- Soạn thảo biên bản cuộc họp, thông báo, quyết định, báo cáo nhỏ theo yêu cầu.
- Quản lý văn phòng phẩm: lập kế hoạch mua sắm, đề xuất cấp phát, kiểm soát tồn kho.
- Theo dõi, quản lý tài sản văn phòng: máy tính, máy in, thiết bị, nội thất — theo dõi xuất – nhập – bảo trì, điều chuyển.
- Hỗ trợ công tác tiếp khách: đón tiếp, hướng dẫn, sắp xếp phòng, tài liệu.
- Hỗ trợ nhân sự cơ bản: lưu trữ hồ sơ nhân viên, hợp đồng lao động, giấy tờ pháp lý nhân viên (nếu bộ phận nhân sự phân công).
- Thực hiện báo cáo định kỳ (tuần, tháng) về công việc hành chính, văn thư: số lượng công văn, tài liệu, chi phí văn phòng phẩm, tài sản,…
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo phân công (ví dụ: dự án nội bộ, hỗ trợ truyền thông nội bộ,…).

2.3. Điều phối và phối hợp
- Là điểm nối giữa các bộ phận (khoa, phòng ban) trong việc truyền đạt thông tin, công văn, tài liệu nội bộ.
- Phối hợp với phòng kỹ thuật, cơ sở vật chất khi có yêu cầu sửa chữa, bảo trì thiết bị văn phòng hoặc cơ sở vật chất hành chính.
- Hỗ trợ phòng truyền thông hoặc phòng tuyển sinh khi có sự kiện lớn, cần hỗ trợ hậu cần giấy tờ, thông báo, biên bản,…

3. Yêu cầu công việc
3.1. Trình độ học vấn
Tốt nghiệp đại học trở lên, ưu tiên ngành: chuyên ngành, Văn thư – Lưu trữ, quản lý công, Hành chính, Quản trị văn phòng, Luật hoặc các ngành liên quan.
3.2. Kinh nghiệm
- Ưu tiên có kinh nghiệm từ 01 năm trở lên ở vị trí tương đương (văn thư, hành chính, phụ trách văn bản trường học hoặc doanh nghiệp).
- Ưu tiên ứng viên từng làm việc trong các trường học, trung tâm đào tạo.
3.3. Kỹ năng và năng lực
- Thành thạo tin học văn phòng: Word, Excel, Outlook/email.
- Kỹ năng viết, soạn thảo văn bản hành chính: công văn, quyết định, báo cáo.
- Kỹ năng tổ chức sắp xếp hồ sơ, lưu trữ, phân loại tài liệu.
- Kỹ năng giao tiếp tốt, làm việc phối hợp với nhiều bộ phận.
- Tính cẩn thận, tỉ mỉ, trung thực, tinh thần bảo mật cao — đặc biệt khi xử lý hồ sơ, tài liệu quan trọng.
- Khả năng chịu áp lực công việc, ưu tiên ứng viên chủ động, có tinh thần trách nhiệm cao.
3.4. Phẩm chất cá nhân
- Năng động, nhiệt tình, yêu thích lĩnh vực giáo dục.
- Trung thực, trách nhiệm, cầu tiến.
- Tính kỉ luật cao, tuân thủ quy định nhà trường.
- Có khả năng học hỏi, cải tiến quy trình văn thư – hành chính để nâng cao hiệu quả công việc.

4. Quyền lợi
- Lương cơ bản + phụ cấp + thưởng theo hiệu quả tuyển sinh.
- Hưởng đầy đủ bảo hiểm y tế, bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm thất nghiệp theo quy định.
- Được đào tạo, nâng cao kỹ năng tuyển sinh, truyền thông – marketing.
- Cơ hội phát triển nghề nghiệp trong môi trường giáo dục năng động.
- Chế độ nghỉ phép, phúc lợi, thưởng lễ tết theo quy định của trường.

5. Chỉ số đánh giá hiệu quả (KPI)
- Tỷ lệ công văn đến – đi được xử lý đúng hạn (≥ 95%).
- Độ chính xác khi soạn thảo văn bản (số lỗi biên bản, công văn, quyết định ≤ một mức chấp nhận được).
- Tính đầy đủ, khoa học của hệ thống lưu trữ hồ sơ (số hồ sơ được số hóa / lưu trữ đúng cách).
- Báo cáo định kỳ nộp đúng deadline, nội dung rõ ràng.
- Chi phí văn phòng phẩm, tài sản được quản lý hiệu quả (theo báo cáo nhập – xuất, tồn kho).
- Sự phối hợp với các bộ phận khác (sự kiện, họp, tiếp khách) được đánh giá thông qua phản hồi nội bộ.

II. THÔNG TIN LIÊN HỆ: Email hanhchinhnhansu@sgt.edu.vn 

Khoa Lưu trữ học - Quản trị văn phòng thông tin để ứng viên được biết, nộp hồ sơ ứng tuyển theo nhu cầu. Trân trọng./. 

KHOA LƯU TRỮ HỌC - QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG