Thông báo về kết luận kiểm toán nội bộ hoạt động mua sắm trang thiết bị năm 2024

Căn cứ Báo cáo số 03/BC -ĐKTNB ngày 11 tháng 9 năm 2025 của Đoàn Kiểm toán nội bộ về kết quả kiểm toán nội bộ hoạt động mua sắm trang thiết bị của Trường năm 2024
Hiệu trưởng Nhà trường có một số kết luận giao nhiệm vụ như sau :
1. Phòng Quản trị - Thiết bị
- Tổ chức lưu giữ bản scan các hồ sơ, chứng từ liên quan đến hoạt động mua sắm trang thiết bị do các đơn vị tự tổ chức thực hiện theo chức năng, nhiệm vụ và kinh phí được giao như: Khoa Hàn Quốc học (kinh phí tài trợ của các đối tác Hàn Quốc về mua sắm trang thiết bị, Thư viện Trường mua sách báo, tạp chí, Phòng Tổ chức - Cán bộ (Khám sức khỏe định kỳ), Phòng Bảo đảm chất lượng (kiểm định chương trình đào tạo), Trung tâm Ngoại ngữ (Mua phần mềm, sách giáo trình học ngoại ngữ,...) nhằm đảm bảo có dữ liệu để đối chiếu, kiểm tra và tổng hợp thống nhất với Phòng Kế hoạch - Tài chính. Việc lưu trữ có thể phân theo năm và đơn vị sử dụng để dễ tra cứu;
- Đối với việc mua sắm một số hàng hóa, thiết bị và dịch vụ chuyên môn do các đơn vị được giao kinh phí tự tổ chức thực hiện, đề nghị các đơn vị phải gửi đề xuất mua sắm cho Phòng Quản trị - Thiết bị để được hỗ trợ về quy trình và thủ tục thực hiện như:
(1) Quy trình lập dự toán, thẩm định, phê duyệt dự toán,
(2) Tổ chức lựa chọn nhà thầu,
(3) Thương thảo, ký hợp đồng mua sắm hàng hóa, dịch vụ,
(4) Tổ chức nghiệm thu, bàn giao hàng hóa, dịch vụ đảm bảo đúng quy trình và các quy định pháp lý hiện hành.
2. Phòng Kế hoạch - Tài chính
- Phối hợp với Phòng Quản trị - Thiết bị đối chiếu số liệu định kỳ (tháng/ quý/ năm) và sau mỗi đợt mua sắm, lập biên bản đối chiếu lưu hồ sơ;
- Rà soát, ghi tăng tài sản cố định vô hình đối với danh mục sách/ tạp chí điện tử đủ điều kiện và thực hiện trích hao tài sản theo khung quy định hiện hành;
- Hạch toán công nợ nhà cung cấp vào Tài khoản 331 từ năm 2025; chỉ sử dụng Tài khoản 338 cho các khoản phải trả khác.
3. Các đơn vị tổ chức hoạt động mua sắm
- Gửi đề xuất mua sắm đến Phòng Quản trị - Thiết bị để được hướng dẫn quy trình và thủ tục thực hiện, bao gồm các bước: lập và thẩm định dự toán; phê duyệt dự toán; lựa chọn nhà thầu; thương thảo và ký hợp đồng; nghiệm thu và bàn giao;
- Xây dựng kế hoạch và lộ trình chi tiết để thực hiện công tác mua sắm theo đúng tiến độ đề ra;
- Các đơn vị cần phân công cán bộ chuyên môn của đơn vị tham gia phối hợp, hỗ trợ Phòng Quản trị - Thiêt bị về mặt kỹ thuật nhằm đảm bảo lựa chọn đúng chủng loại, tiêu chuẩn kỹ thuật phù hợp với yêu cầu sử dụng.
4. Tổ Kiểm toán nội bộ Kiểm tra, giám sát các đơn vị thực hiện các nội dung trên. Nhà trường đề nghị các đơn vị có liên quan thực hiện nghiêm túc theo Thông báo này

Link đính kèm: Thông báo kết quả kiểm toán hoạt động mua sắm trang thiết bị năm 2024 của Trường