Chiều 20.7, buổi tập huấn về phần mềm công văn đi - đến và phần mềm giao việc đã được tổ chức tại phòng A.009. Buổi tập huấn có sự tham gia của lãnh đạo và cán bộ phụ trách công văn đi - đến của các phòng, ban, thư viện. Chương trình do Tổ Công nghệ Thông tin và dữ liệu, các kỹ sư từ Trường ĐH Bách khoa (ĐHQG-HCM) thực hiện.
Buổi tập huấn có sự tham gia của nhiều phòng, ban, thư viện.
Buổi tập huấn nhằm hướng dẫn các cán bộ công nhân viên chức thao tác sử dụng mục Công văn đến và Công văn các phòng trên hệ thống E-Office của Trường. Qua đó, tạo sự nhanh chóng, thuận tiện trong việc phê duyệt, phản hồi, quản lý, lưu trữ và tra cứu ngay trên hệ thống quản lý của Trường.
Các thầy, cô tự thao tác sử dụng phần mềm - Ảnh: Khánh Linh
Công văn các phòng có 2 luồng là công văn trường và công văn đơn vị. Công văn đơn vị sẽ do đơn vị tự quản lý. Vòng đời của một Công văn đơn vị như sau: Chuyên viên phụ trách giấy tờ tạo công văn sau đó sẽ chuyển qua Trưởng đơn vị phòng/ ban, duyệt.
Trong khi đó, đối với Công văn trường trước khi được trình lên Ban Giám hiệu, sẽ trải qua hai khâu kiểm duyệt gồm chuyên viên và lãnh đạo phòng Hành chính - Tổng hợp.
Tổ Công nghệ thông tin và Dữ liệu hỗ trợ thầy/cô trong quá trình tập huấn - Ảnh: Khánh Linh
Ngoài ra, điểm mới ở phần mềm công văn đến sẽ có các thông tin cơ bản như đơn vị gửi, đơn vị nhận, cán bộ nhận, chỉ đạo từ Ban giám hiệu và phản hồi từ các cá nhân, đơn vị liên quan.
Các câu hỏi xoay quanh việc sử dụng phần mềm liên tục được đặt ra - Ảnh: Khánh Linh
Phần mềm công văn đi - đến và phần mềm giao việc là hợp phần của Cổng thông tin điện tử được xem là hạng mục quan trọng hàng đầu trong đề án chuyển đổi số được Nhà trường thực hiện nhằm nâng cao chất lượng và tối ưu hóa hiệu quả quản trị đại học. Đây cũng là giải pháp nhằm giảm thiểu văn bản giấy trong chỉ đạo, điều hành tại Nhà trường. Trong thời gian tới, bộ phận kỹ thuật sẽ tiếp tục triển khai tập huấn cho các khoa, bộ môn, trung tâm trực thuộc Trường vận hành phần mềm này.
KHÁNH LINH
