Tọa đàm khoa học "Quản lý tài liệu trong các doanh nghiệp cổ phần"

Sáng ngày 05/03/2022, Khoa Lưu trữ học – Quản trị văn phòng, trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh) đã tổ chức tọa đàm khoa học với chủ đề “Quản lý tài liệu trong các doanh nghiệp cổ phần”. Trong bối cảnh phức tạp của dịch Covid-19 tại TPHCM, tọa đàm được tổ chức với hình thức trực tiếp kết hợp trực tuyến tại văn phòng Khoa (phòng A317, cơ sở Đinh Tiên Hoàng, quận 1, TPHCM).

Tọa đàm cũng là một phần hoạt động nằm trong đề tài cấp Đại học Quốc gia loại C có chủ đề: “Lưu trữ hồ sơ, tài liệu của các doanh nghiệp nhà nước sau khi cổ phần hóa” của nhóm tác giả do TS. Nguyễn Văn Báu (Phó Trưởng khoa Lưu trữ học – Quản trị văn phòng, Trưởng bộ môn Quản trị văn phòng) làm chủ nhiệm đề tài.  

Về phía các chuyên gia, tọa đàm có sự tham gia của PGS. TS Vũ Thị Phụng – Phó Chủ tịch Hội Văn thư Lưu trữ Việt Nam, Tổng biên tập Tạp chí Lưu trữ và Thời đại, Nguyên Trưởng khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng (ĐHKHXH&NV, ĐHQG Hà Nội) và TS. Phạm Thị Diệu Linh – Giảng viên khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng (ĐHKHXH&NV, ĐHQG Hà Nội); TS. Đỗ Văn Học – Chủ tọa Tọa đàm, Trưởng khoa Lưu trữ học – Quản trị văn phòng (ĐHKHXH&NV, ĐHQG-HCM).

Về phía nhà quản lý có sự có mặt của Ông Huỳnh Văn Phùng – Chi cục Trưởng Chi cục Văn thư Lưu trữ Thành phố Hồ Chí Minh và các cán bộ, viên chức của Chi cục Văn thư Lưu trữ Thành phố Hồ Chí Minh; ông Phạm Ngọc Hưng – Phó Giám đốc Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II.

Về phía các doanh nghiệp cổ phần có sự tham gia của bà Nguyễn Thị Thu Hằng – đại diện Văn phòng Tổng Công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh và bà Phan Thị Thúy Vi – đại diện Tổng Công ty Lương thực miền Nam.

Về phía các chuyên gia, khách mời có sự tham gia của ThS. Trần Vũ Thành (Trường Đại học Đồng Nai), ThS. Nguyễn Duy Vĩnh (Học viện Cán bộ TPHCM) cùng với các giảng viên và học viên cao học ngành Lưu trữ học của khoa Lưu trữ học – Quản trị văn phòng. 

Hình 1: Khu vực tọa đàm trực tiếp tại văn phòng khoa với sự tham sự của ông Phạm Ngọc Hưng (Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II) và ThS. Trần Vũ Thành (Đại học Đồng Nai)

Tọa đàm đã trình bày 3 tham luận với các chủ đề: 

Tham luận số 1: “Quản lý tài liệu lưu trữ của tổ chức kinh tế là doanh nghiệp nhà nước trong trường hợp chia, tách, sáp nhập, giải thể, chuyển đổi hình thức sở hữu hoặc phá sản – Thực trạng và giải pháp”;

Tham luận số 2: “Quản lý tài liệu của doanh nghiệp nhà nước sau cổ phần hóa tại Long An”;

Tham luận số 3: “Thực trạng công tác lưu trữ tài liệu của Tổng Công ty Lương thực Miền Nam sau cổ phần hóa”.

Hình 2: Hình ảnh trên phần mềm họp trực tuyến Google Meet với các nhà nghiên cứu, nhà quản lý tại Hà Nội và với các cơ quan, tổ chức 

Vấn đề quản lý tài liệu lưu trữ tại các doanh nghiệp cổ phần hóa là một vấn đề đặt ra cấp thiết khi các doanh nghiệp tái cấu trúc. Trong tái cấu trúc về bộ máy tổ chức có vấn đề cổ phần hóa, và Tọa đàm một lần nữa đã đặt vấn đề nghiên cứu và giải quyết các vấn đề có liên quan đến quản lý tài liệu lưu trữ doanh nghiệp sau cổ phần hóa như pháp luật liên quan đến lưu trữ tài liệu của doanh nghiệp sau cổ phần, sự phối hợp giữa các cơ quan quản lý nhà nước về công tác lưu trữ, các cơ sở đào tạo nghiên cứu về công tác lưu trữ và các doanh nghiệp cổ phần để đẩy mạnh công tác quản lý tài liệu lưu trữ sau cổ phần, v.v…. Trong thời gian tới, Luật Lưu trữ đang trong giai đoạn sửa đổi và là cơ hội để các nhà khoa học, nhà nghiên cứu đề xuất các kiến nghị cho hoạt động quản lý tài liệu lưu trữ doanh nghiệp (ThS. Nguyễn Duy Vĩnh - Học viện cán bộ TPHCM). Để có thể làm được điều đó, .... cần đứng dưới góc độ của doanh nghiệp để các quy định và giải đáp đề ra phù hợp... cần cân nhắc và quan tâm nhiều hơn đến tài liệu lưu trữ điện tử tại các doanh nghiệp (TS. Phạm Thị Diệu Linh - Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, ĐHKHXH&NV, ĐHQG Hà Nội).

PGS. TS Vũ Thị Phụng cũng đề xuất các giải pháp cho vấn đề quản lý tài liệu lưu trữ tại doanh nghiệp như sau:

- Phân loại doanh nghiệp trước khi lập phương án quản lý tài liệu: doanh nghiệp cổ phần hóa sẽ theo tỉ lệ cổ phần, vì vậy đòi hỏi cần có những nguyên tắc, cách thức quản lý khác nhau dựa trên tỉ lệ chủ sở hữu khác nhau.

- Kiểm tra đánh giá tình hình quản lý tài liệu tại các doanh nghiệp sau cổ phần hóa.

- Lập các đội hỗ trợ, tư vấn cho doanh nghiệp trong việc quản lý tài liệu.

- Cơ quan quản lý có thể không thu thập tài liệu lưu trữ của doanh nghiệp sau cổ phần (vì tài liệu của doanh nghiệp được sử dụng thường xuyên cho hoạt động của doanh nghiệp) nhưng nhất thiết phải nắm được Danh mục hồ sơ tài liệu lưu trữ của doanh nghiệp. 

- Phối hợp với các hiệp hội doanh nghiệp, các tổng công ty, tập đoàn lớn trong tập huấn công tác quản lý tài liệu lưu trữ. 

- Các cơ sở đào tạo đẩy mạnh hơn nữa việc nghiên cứu trong lĩnh vực quản lý tài liệu doanh nghiệp, tăng cường công bố khoa học trong lĩnh vực này. 

- Tăng đề xuất, kiến nghị với các cơ quan nhà nước thông qua các kênh thông tin như Tạp chí Lưu trữ và Thời đại, v.v...

Hình 3: ThS. Trần Vũ Thành (thứ 3 từ trái sang) trao đổi ý kiến về chủ đề của Tọa đàm

Với tổng cộng 3 tham luận và 10 ý kiến đóng góp được đưa ra bàn luận trao đổi, Tọa đàm đã góp phần cung cấp những thông tin quý báu cho nhóm tác giả nghiên cứu, đồng thời cũng mở ra nhiều cơ hội hợp tác giữa 03 đơn vị: cơ sở đào tạo – nhà quản lý – doanh nghiệp trong việc đẩy mạnh công tác quản lý tài liệu lưu trữ của các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp cổ phần nói riêng tại Việt Nam. 

Nguồn: Khoa Lưu trữ học - Quản trị văn phòng